5 Cara Melakukan Mail Merge di Microsoft Word

5 Cara Melakukan Mail Merge di Microsoft Word

Cara Melakukan Mail Merge di Microsoft Word


Anda pernah mendengar istilah mail merge? Mail merge digunakan untuk membuat banyak dokumen sekaligus dan juga dokumen-dokumen ini memiliki tata letak, pemformatan, teks, dan juga grafik yang identik.

Cara Melakukan Mail Merge di Microsoft Word


Namun untuk bisa melakukan mail merge, hanya bagian tertentu dari setiap dokumen yang bervariasi dan dipersonalisasi. Dokumen yang dapat dibuat Word dengan mail merge termasuk ulk labels, letters, envelopes, dan emails. Ada tiga dokumen yang terlibat dalam proses mail merge:

1. Dokumen utama Anda
2. Sumber data Anda
3. Merged document
4 Langkah Melakukan Mail Merge di Microsoft Word


Langkah 1 :  Siapkan data di Excel untuk mail merge

Langkah paling penting dalam proses melakukan mail merge adalah menyiapkan data Anda. Anda bisa menggunakan spreadsheet Excel Anda sebagai sumber data untuk menulis daftar penerima.
Berikut adalah beberapa trik untuk menyiapkan data Anda untuk melakukan mail merge.

1. Nama kolom di spreadsheet Anda sesuai dengan nama bidang yang ingin Anda sisipkan di mail merge Anda. Misalnya, untuk menyapa pembaca dengan nama pertama mereka di dokumen Anda, Anda perlu kolom terpisah untuk nama depan dan belakang.

2. Semua data yang akan digabungkan ada di lembar pertama spreadsheet Anda.

3. Entri data dengan persentase, mata uang, dan kode pos yang sudah diformat dengan benar dalam spreadsheet sehingga Word dapat membaca nilai yang telah diformat dengan benar.



Baca Juga : 5 Cara Melakukan Lompatan Backflip



4. Spreadsheet Excel yang akan digunakan dalam mail merge disimpan di tempat penyimpanan komputer l Anda.

5. Selesaikan perubahan atau penambahan pada spreadsheet Anda sebelum terhubung ke dokumen mail merge Anda di Word.

Catatan dalam melakukan langkah pertama ini adalah  Anda dapat mengimpor informasi dari spreadsheet Excel Anda dengan mengimpor informasi dari file comma-separated value (.csv) atau teks (.txt) dan menggunakan Text Import Wizard untuk membuka spreadsheet baru.


Langkah 2 : Mulai mail merge

Cara melakukan mail merge di microsoft word yang kedua adalah buka Word, pilih File lalu klik New dan klik Blank document.

Pada mailings tab, di Start Mail merge group, pilihlah untuk memulai Mail merge, lalu pilih jenis merge yang ingin Anda jalankan. Caranya adalah

1. Pilih Penerima lalu klik Gunakan Daftar yang Ada.

2. Browse spreadsheet Excel Anda, lalu pilih Buka.

3. Jika Word meminta Anda, pilih Sheet1 dan klik OK.

4. Setelah itu spreadsheet Excel akan terhubung ke dokumen mail merge yang Anda buat di Word.

5. Edit milis Anda

6. Anda dapat membatasi siapa yang menerima surat Anda.

7. Pilih Edit Daftar Penerima.

8. Di kotak dialog Penerima Mail merge, kosongkan kotak centang di sebelah nama orang yang tidak Anda inginkan untuk menerima surat Anda.

Catatan untuk langkah kedua ini adalah Anda juga dapat mengurutkan atau memfilter daftar untuk memudahkan menemukan nama dan alamat. Untuk informasi lebih lanjut tentang menyortir dan memfilter item, lihat Urutkan dan filter data untuk mail merge.


Langkah 3: Masukkan kolom gabungan

Cara melakukan mail merge di microsoft word Anda dapat memasukkan satu atau beberapa bidang mail merge yang menarik informasi dari spreadsheet Anda ke dalam dokumen Anda.
Untuk memasukkan blok alamat untuk envelope, label, email message atau surat caranya adalah :

1. Pada tab Surat, di grup Tulis & Masukkan Bidang, pilih Blok Alamat.

2. Di kotak dialog Masukkan Alamat Blok, pilih format untuk nama penerima dan akan muncul di envelope.

3. Pilih OK.

4. Pilih File

5. Simpan.

Untuk menyisipkan baris ucapan dalam pesan email atau surat pada tab Surat, di grup tulis dan Sisipkan, pilih Insert Merge Field. Di dialog box sisipkan sambutan, lakukan hal berikut:

1. Di bawah format Insert Merge Field., ubah salam jika perlu dengan memilih salam (format untuk nama penerima, dan tanda baca akhir.

2. Di bawah fields, untuk nama penerima yang tidak valid, pilih opsi dalam daftar salam.

3. Pilih OK.

4. Pilih File

5. Simpan.

Untuk memasukkan data dari spreadsheet Anda dalam pesan email atau surat

1. Pada tab Surat, di grup Tulis dan Masukkan Bidang, pilih Sisipkan Kolom Gabungan.

2. Di kotak dialog Sisipkan Kolom Gabungan, di bawah Bidang, pilih nama bidang (nama kolom di spreadsheet Anda), lalu pilih Sisipkan.

3. Ulangi langkah 2 sesuai kebutuhan, dan pilih Tutup setelah selesai.

4. Pilih File

5. Simpan.

Untuk informasi lebih lanjut tentang menambahkan bidang dari spreadsheet Anda ke merge dokumen, lihat Masukkan bidang mail merge. Jika  Anda tertarik untuk mempelajari lebih lanjut tentang opsi untuk menyiapkan pesan email, lihat merge Email di Word.


Langkah 4: Pratinjau dan selesaikan mail merge

Setelah Anda menyisipkan merge fields yang Anda inginkan, lihat dulu hasil untuk mengonfirmasi bahwa konten Anda tidak ada masalah apa-apa dan kemudian Anda siap untuk menyelesaikan proses mail merge.

1. Pada tab surat, lalu  klik pratinjau.

2. Pilih tombol rekam berikutnya untuk hasil pratinjau mail merge atau tombol rekam sebelumnya. Tombol tinjauan pratinjau mail merge berfungsi untuk melihat apakah Anda sudah atau belum memindahkan catatan dalam sumber data Anda dan melihat bagaimana rekaman akan muncul dalam dokumen.

3. Pilih  selesai lalu Gabung, kemudian cetak dokumen atau kirim pesan email.


Langkah 5: Menyimpan mail merge Anda

Ketika Anda menyimpan dokumen mail merge, pastikan tetap terhubung ke sumber data Anda. Anda dapat menggunakan kembali dokumen mail merge untuk pengiriman surat berikutnya. Buka dokumen mail merge dan pilih Ya ketika Word meminta Anda untuk mempertahankan koneksi